Wyjście z impasu w firmie logistycznej — zgoda po 4 miesiącach kłótni
Kontrahenci zaczęli odchodzić przez spór właścicieli. Nasz audyt relacji wykazał błąd w komunikacji finansowej. Po zmianie zasad raportowania zaufanie wróciło w 11 dni.
Dwaj wspólnicy firmy Trans-Nordic Logistics przestali ze sobą rozmawiać w październiku 2024 roku. Brak komunikacji sparaliżował podpisywanie nowych kontraktów i groził zerwaniem współpracy z 3 kluczowymi odbiorcami z Danii. Weszliśmy do spółki, aby rozliczyć przeszłość i ustalić nowe zasady podziału zysków.
Wyzwanie
Spór trwał dokładnie 126 dni i dotyczył rzekomego wyprowadzania środków na prywatne cele przez jednego z partnerów. Atmosfera była tak zła, że pracownicy biura zaczęli szukać nowej pracy, a firma zanotowała spadek przychodów o 14% w ciągu jednego kwartału. Wspólnicy komunikowali się wyłącznie przez prawników, co generowało koszty rzędu 4 200 zł miesięcznie za samą wymianę pism.
Problem pogłębiał brak przejrzystego systemu raportowania kosztów paliwa i serwisu 17 ciągników siodłowych. Każdy z właścicieli miał inny arkusz w Excelu, a liczby nie zgadzały się o blisko 28 000 zł w skali roku. Bez jasnych danych zaufanie przestało istnieć, a firma stała na krawędzi likwidacji.
Podejście
Nasz zespół przeprowadził audyt relacji i finansów w 3 etapach. Najpierw oddzieliliśmy emocje od liczb, analizując wyciągi bankowe z ostatnich 8 miesięcy. Odkryliśmy, że błąd nie wynikał ze złej woli, ale z podwójnego księgowania faktur za serwis opon, co wyjaśniło 89.1% różnic w kwotach.
Następnie zorganizowaliśmy 3 sesje mediacyjne, każda trwała po 3 godziny. Zamiast szukać winnych, skupiliśmy się na naprawie struktury udziałów i jasnym podziale obowiązków. Wykorzystaliśmy metodę parytetu, gdzie każda decyzja powyżej 15 000 zł wymaga teraz podpisu obu stron, ale mniejsze wydatki są w pełni autonomiczne dla każdego dyrektora.
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy nowy statut spółki, który zawiera bezpieczniki na wypadek kolejnego konfliktu. Zmieniliśmy system raportowania na taki, który odświeża dane o marży co 24 godziny i jest dostępny dla obu wspólników na smartfonach. Dzięki temu nikt nie musi pytać drugiego o stan gotówki w firmie.
Podpisaliśmy ugodę pozasądową, która zamknęła wszystkie roszczenia z lat 2023-2024. Dodatkowo wprowadziliśmy jasny harmonogram wypłat dywidendy — raz na kwartał, bez wyjątków. To uspokoiło sytuację domową obu właścicieli i pozwoliło im wrócić do pracy nad odzyskaniem utraconych zleceń transportowych.
Rezultaty
Wspólnicy wrócili do wspólnego zarządzania firmą bez udziału prawników zewnętrznych. Firma Trans-Nordic Logistics utrzymała wszystkie kontrakty eksportowe i zatrudniła 2 nowych kierowców w miesiąc po zakończeniu mediacji.
Harmonogram
-
8 stycznia 2025Analiza dokumentacji finansowej i wywiad z księgowością.
-
12 stycznia 2025Pierwsza sesja mediacyjna — konfrontacja liczb i oczekiwań.
-
15 stycznia 2025Opracowanie nowego regulaminu wydatków i raportowania.
-
19 stycznia 2025Podpisanie ostatecznej ugody i aneksu do umowy spółki.
"Byliśmy o krok od sądu i rozbicia firmy na kawałki. Forum Suwerenność pokazało nam, że problem tkwił w głupim błędzie w tabelkach, a nie w kradzieży. Odzyskałem wspólnika i spokój."